Как сменить бумажную трудовую книжку на электронную

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке. В неё вносятся данные о местах и периодах работы, должностях, квалификациях (разряде, классе, категории), датах приёма, увольнения, перевода на другую работу, основаниях прекращения трудового договора. Сведения из книжки нового формата будут доступны в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда (ПФР) или на портале госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. При необходимости бумажную выписку выдаст работодатель по последнему месту работы, ПФР или МФЦ. В последних двух случаях услугу окажут вне зависимости от места жительства или работы.

Для всех уже работающих граждан переход на электронные трудовые книжки добровольный. Для сохранения бумажной версии требуется подать соответствующее заявление в течение 2020 года работодателю. В этом случае он будет вносить данные как в электронную, так и бумажную версию.   Те, кто захочет перейти на новый формат, также напишут заявление. В этом случае бумажные трудовые книжки отдадут на руки, и работодатель не будет нести за них ответственность. При устройстве на новую работу электронная трудовая книжка будет предоставляться либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Бумажную трудовую книжку также требуется сохранить, потому что она содержит сведения о трудовой деятельности до 2020 года (в электронных данные с 2020 года). Если гражданин не подал до конца года одно из заявлений, то он может сделать это позднее. Это касается лиц, которые имеют трудовой стаж, но не состоят в трудовых отношениях, либо сотрудников, которые не исполняли по определённым причинам свои обязанности, но за ними сохранялось место работы. Для тех же, кто только устроится на работу в 2021 году, оформление электронных трудовых книжек обязательно. Для них бумажные версии не предусмотрены. Подробнее об изменениях работодатель должен письменно уведомить сотрудников до 30 июня 2020 года. 

С 1 января работодателям введена обязанность ежемесячно предоставлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности, на основе которых сформируют электронные трудовые книжки. Первый отчёт о работниках за январь Пенсионный фонд получил до 15 февраля. А с 2021 года данные будут передаваться более оперативно. Сведения о приёме на работу и увольнении работодатель сообщит на следующий рабочий день. При увольнении работодатель предоставит работнику сведения о трудовой деятельности по специальной форме либо в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, – как выберет сам работник. Если он потеряет этот документ, сведения всегда можно будет получить из базы данных Пенсионного фонда.

Отчётность у работодателя и так почти вся в электронном виде. Разработчики программного обеспечения просто доработают пакет бухгалтерских программ. Бизнесу это ничего не будет стоить.