1 июля 1918 года Совет Народных Комиссаров под председательством В.И. Ленина принял Декрет о реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР. Этот Декрет, подписанный В.И. Лениным и получивший название Ленинского декрета, произвёл коренной переворот в организации архивного дела в России и до сих пор является основополагающим документом архивного дела в СССР. Этим декретом было организовано главное управление архивным делом (Главархив), на которое возлагалось заведывание единым государственным архивным фондом (ЕГАФ).
В ТАМБОВСКОЙ губернии была учреждена должность уполномоченного Главархива по губернии. На основании постановления СНК РСФСР от 31 марта 1919 года было создано губернское архивное управление, которое в феврале 1922 года было реорганизовано в губернский отдел Центрархива, в ноябре 1922 года - в губернское архивное бюро, а в 1928 году ликвидировано в связи с изменением административно-территориального деления.
На основании постановления ВЦИК СНК РСФСР от 10 декабря 1934 года и президиума Воронежского облисполкома от 25 марта 1935 года «Об организации районных архивов в райисполкомах» был организован Никифоровский районный государственный архив при Никифоровском райисполкоме. Райгосархив подчинялся исполнительному комитету районного Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов.
С образованием Тамбовской области 27 сентября 1937 года было организовано областное архивное управление и Никифоровский райгосархив имел двойную подчинённость — Никифоровскому райисполкому и областному архивному управлению.
Никифоровский районный государственный архив с момента образования располагался в одном здании с райисполкомом, была отдельная маленькая комната в деревянном доме 16 кв.м с печным отоплением. Имелось три деревянных стеллажа, загруженность архива — стопроцентная.
В 1938 году подчинённость Никифоровского райгосархива меняется: он подчиняется Никифоровскому райисполкому и архивному отделу управления НКВД по Тамбовской области, которое было организовано в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 16 апреля 1938 года.
Оформление единого государственного архивного фонда СССР, закреплённое Положение о нём произошло в 1941 году. В состав ГАФ СССР включены все документальные материалы, имеющие научное, политическое и практическое значение, независимо от времени их происхождения, содержания, оформления, техники и способа воспроизведения.
В 1960 году изменилась подведомственность и правовое положение Главного архивного управления: оно было передано в непосредственное подчинение Совету министров СССР и стало называться «Главное архивное управление при Совете Министров СССР» (ГАУ СССР), а позднее - Главархив СССР.
В связи с этим в январе 1962 года архивный отдел Управления МВД был передан в непосредственное подчинение Тамбовскому облисполкому, а Никифоровский районный архив - райисполкому и архивному отделу Тамбовского облисполкома.
26 декабря 1962 года Президиум Верховного Совета РСФСР принял Указ «О реорганизации краевых, областных и районных Советов депутатов трудящихся по производственному принципу». В связи с этим произошло укрупнение сельских и образование промышленных районов. На основании этого Указа Никифоровский район был ликвидирован, а его территория передана в состав укрупнённого Мичуринского района.
В связи с упразднением района был упразднён и райисполком, и районный государственный архив. Документы были переданы в Мичуринский райгосархив.
Но уже 12 января 1965 года на основании Указа Президиума Верховного Совета РСФСР «Об изменении в административно-территориальном делении Тамбовской области» решением Тамбовского облисполкома от 13 января 1965 г. был восстановлен Никифоровский район (центр с. Дмитриевка).
С восстановлением Никифоровского района был восстановлен и Никифоровский райисполком, и районный государственный архив. Заведующим райгосархивом был назначен Кокорев Виктор Максимович, который работал до 1985 года.
Документы из Мичуринского райгосархива были переданы в Никифоровский райгосархив.
До 1974 года райгосархив располагался в одном здании с райисполкомом. С 1974 года архив находился в отдельном здании. Это щитовой дом 56 кв.м., снаружи обложенный кирпичом, шиферная кровля, печное отопление. Архивохранилища оборудованы металлическими стеллажами. Загруженность 90 процентов. Имелась рабочая комната заведующей.
Никифоровский районный государственный архив временно хранит документы Государственного архивного фонда СССР, образовавшиеся в деятельности предприятий, учреждений и организаций списка №1 Никифоровского района. Список предприятий, учреждений и организаций - источников комплектования райгосархива утверждён решением исполкома Никифоровского районного Совета народных депутатов от 16 ноября 1989 г. №300.
В соответствии с утверждённой сессией районного Совета народных депутатов 21 созыва от 25.01. 1992 г. структурой районной администрации и на основании ст. 31 Закона РФ «О местном самоуправлении в Российской Федерации», согласно постановлению администрации района от 02.03. 92 г. №56 «О структуре управления районом, назначениях на должность и штатном расписании администрации Никифоровского района» архивный отдел бывшего исполнительного комитета районного Совета народных депутатов преобразован в архивный отдел администрации района.
В настоящее время решением Никифоровского районного Совета народных депутатов 4 созыва - заседание 47, решением №364 от 29 июля 2011 года «О структуре администрации Никифоровского района» и распоряжением администрации Никифоровского района Тамбовской области от 22.08.2011 №88-р архивный отдел администрации района упразднён путём присоединения к отделу культуры, по делам молодёжи, физической культуры администрации района.
Все услуги, которые оказывались архивным отделом, сохранены.